Kebijakan Privasi

1. Tentang kebijakan ini

kontakin adalah platform contact center omnichannel, selanjutnya disebut “kami”. Identitas hukum pengelola kontakin tercantum dalam perjanjian tertulis dengan Pelanggan dan dapat diminta melalui privasi@kontakin.id. Kebijakan ini menjelaskan bagaimana kami memproses data pribadi di situs kontakin.id dan aplikasi app.kontakin.id, sesuai Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP).

2. Peran kami

• Pengendali data untuk data pengunjung situs, calon pelanggan yang menghubungi kami, dan pengguna akun platform (admin dan agen pelanggan kami).
• Prosesor data untuk data pelanggan akhir yang dikelola pelanggan kami (tenant) di platform, misalnya isi percakapan, kontak, dan lampiran. Untuk data ini, tenant adalah pengendali data. Kami memprosesnya hanya atas instruksi tenant dan sesuai perjanjian dengan tenant. Jika Anda pelanggan akhir sebuah tenant, ajukan permintaan terkait data Anda terlebih dahulu ke tenant tersebut.

3. Data yang kami kumpulkan

Pengunjung situs

• Log server web: alamat IP, waktu akses, halaman yang diminta, dan jenis peramban. Dipakai untuk keamanan dan pemecahan masalah.
• Situs ini tidak memakai cookie, analitik, piksel pelacak, atau skrip pihak ketiga. Pilihan tema terang/gelap disimpan hanya di peramban Anda (localStorage) dan tidak dikirim ke kami.

Calon pelanggan

• Data yang Anda kirim lewat formulir “Hubungi kami” atau email: nama, email kantor, nama usaha, nomor telepon, dan isi pesan.

Pengguna platform

• Nama, alamat email, kata sandi (disimpan dalam bentuk hash), pengaturan autentikasi dua faktor (terenkripsi), serta log aktivitas dan keamanan akun.

Data pelanggan akhir tenant

• Isi percakapan, data kontak, dan lampiran yang masuk lewat kanal yang dihubungkan tenant (misalnya WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger, Telegram, dan widget situs). Kredensial kanal disimpan terenkripsi.

4. Tujuan dan dasar pemrosesan

• Menjawab pertanyaan dan menindaklanjuti permintaan Anda, berdasarkan persetujuan yang Anda berikan.
• Menyediakan layanan kepada tenant, termasuk membuat akun, mengirim undangan, reset kata sandi, dan notifikasi layanan, berdasarkan perjanjian dengan tenant.
• Menjaga keamanan dan keandalan layanan, mencegah penyalahgunaan, serta memenuhi kewajiban hukum.

Kami tidak menjual data pribadi dan tidak memakainya untuk iklan.

5. Email dari kami

Kami hanya mengirim email transaksional yang diperlukan untuk layanan, seperti undangan akun, reset kata sandi, konfirmasi akun, dan notifikasi layanan. Kami tidak mengirim email promosi. Pelacakan buka/klik pada email kami dimatikan, dan tautan di dalam email tidak dialihkan melalui pihak ketiga.

6. Lokasi penyimpanan dan pihak ketiga

Platform dan basis datanya berjalan di server kami di Indonesia. Beberapa pemrosesan dilakukan oleh penyedia berikut:

Kanal pesan seperti WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger, dan Telegram dioperasikan oleh penyedianya masing-masing (Meta, Telegram). Pesan yang dikirim lewat kanal tersebut juga tunduk pada kebijakan privasi penyedia kanal itu.

7. Transfer data ke luar Indonesia

Sebagian data di atas diproses di luar wilayah hukum Indonesia. Sesuai UU PDP, kami hanya memakai penyedia yang memberikan perlindungan data yang memadai dan terikat perjanjian pemrosesan data (data processing agreement), serta membatasi data yang dikirim seminimal yang diperlukan.

8. Keamanan

Kami melindungi data dengan enkripsi saat transit (TLS), enkripsi data sensitif saat tersimpan, pemisahan data antar-tenant, kontrol akses dengan prinsip hak akses minimum, autentikasi dua faktor untuk akses administratif, serta pencadangan dan uji pemulihan berkala. Jika terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, kami memberi tahu pihak yang terdampak dan otoritas terkait paling lambat 3 × 24 jam, sesuai UU PDP.

9. Masa simpan

• Data calon pelanggan: selama diperlukan untuk menindaklanjuti komunikasi, lalu dihapus jika tidak berlanjut menjadi perjanjian layanan.
• Data akun dan data tenant: selama perjanjian layanan berlaku, lalu dihapus atau dikembalikan sesuai perjanjian dengan tenant.
• Salinan cadangan: disimpan paling lama 14 hari, lalu terhapus otomatis.
• Log server web kontakin.id: disimpan paling lama 15 hari untuk keperluan keamanan, lalu terhapus otomatis.

10. Hak Anda

Sesuai UU PDP, Anda berhak untuk:

• mendapatkan informasi dan mengakses salinan data pribadi Anda;
• memperbaiki data yang tidak akurat;
• meminta penghapusan atau pembatasan pemrosesan;
• menarik persetujuan yang telah diberikan;
• mengajukan keberatan atas pemrosesan tertentu; dan
• mendapatkan data Anda dalam format yang umum dipakai.

Ajukan permintaan ke privasi@kontakin.id. Kami dapat meminta verifikasi identitas sebelum memproses permintaan dan akan menanggapinya dalam jangka waktu yang ditetapkan UU PDP.

11. Penghapusan data

Untuk meminta penghapusan data pribadi Anda:

1. Kirim email ke privasi@kontakin.id dengan subjek “Permintaan penghapusan data”, dari alamat email yang terdaftar atau yang pernah Anda gunakan untuk menghubungi kami.
2. Sebutkan data yang ingin dihapus, misalnya akun pengguna platform, data yang Anda kirim lewat email, atau data yang terkait dengan aplikasi kontakin di Facebook atau WhatsApp.
3. Kami akan memverifikasi identitas Anda, lalu menghapus data tersebut dan memberi konfirmasi melalui email dalam jangka waktu yang ditetapkan UU PDP.

Data yang sudah dihapus juga ikut terhapus dari salinan cadangan saat masa simpan cadangan berakhir, paling lama 14 hari. Data yang wajib disimpan berdasarkan hukum dapat kami simpan selama kewajiban tersebut berlaku.

Jika Anda adalah pelanggan akhir yang berkomunikasi dengan sebuah usaha melalui kontakin (misalnya lewat WhatsApp atau widget situs), usaha tersebut adalah pengendali data Anda. Ajukan permintaan ke usaha tersebut; kami akan membantu mereka memprosesnya.

12. Perubahan kebijakan

Kami dapat memperbarui kebijakan ini. Versi terbaru selalu tersedia di halaman ini dengan nomor versi dan tanggal berlaku yang diperbarui. Perubahan penting akan kami beritahukan kepada pengguna platform.

13. Kontak

Pertanyaan tentang kebijakan ini atau pemrosesan data pribadi: privasi@kontakin.id.